入退室管理システムの活用で期待できる効果とは？安全性と効率を両立するためにできること。

公開日：2022.12.21

入退室を管理するだけであれば、紙面に入退室した人物の氏名や日時を記録するだけでも十分であると感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

セキュリティ意識が高まる現代ではサイバーセキュリティの重要性が叫ばれていますが、オフィスやサーバー室などの物理的なセキュリティの重要性も高まっています。
そのセキュリティを実現するためには、入退室管理システムの活用が効果的と考えられます。

この記事では、入退室管理システムの種類や利用するメリットを紹介します。

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、ICカードや生体情報を活用した認証を行い、入退室履歴をデータとして蓄積するシステムです。

オフィスの出入り口や機密性が高い区画は、「いつ」「誰が」「どこで」入退室を行なったのかを管理する必要があります。
扉付近に紙面の記録シートを用意して記入する方法もありますが、書き忘れやルール違反の懸念があるほか鍵の管理も課題となるでしょう。
入退室管理に必要な機能をパッケージング化したシステムによりセキュリティが向上し、信頼性の高い入退室履歴の保持が実現されます。

このような特徴がある入退室管理システムですが、どのような背景で活用が広がっているのでしょうか。

入退室管理システムの活用が広がる背景

大規模な組織や特定の重要区画だけではなく、中小規模の企業であっても入退室管理システムは幅広く活用されています。
ここでは、入退室管理システムの活用が広がる背景を解説します。

求められるセキュリティレベルの増加

サイバーセキュリティへの意識は高まり続けていますが、物理的なセキュリティ対策の重要性が下がっているわけではありません。
情報漏洩はサイバー攻撃だけではなく、直接的な不正侵入でも発生します。
外部の第三者だけではなく内部不正による情報漏洩リスクも無視できず、大量の機密情報が漏洩してしまうセキュリティインシデントは後を絶ちません。

企業が情報を守るためにはサイバーセキュリティだけではなく、オフィスの出入り口や機密情報が保管されているサーバー室などの入退室を管理することは重要なセキュリティ対策と考えることができます。

セキュリティインシデント発生時の対応

セキュリティインシデントの発生率をゼロにすることは難しく、企業としては万が一発生してしまった場合の対応も想定しておく必要があります。

入退室管理を行ない履歴の保存をすることで、不正侵入が疑われるセキュリティインシデント発生時に当時の状況を追跡することが可能となります。
裏を返せば、信用できる精度の入退室履歴を保存していなければ、セキュリティインシデントが発覚しても当時の状況を把握することができない危険性があると言えるのではないでしょうか。
セキュリティインシデントは防止することも重要ですが、発生した時に適切な対応を行なうことも極めて重要です。
そのためには、日頃から入退室状況を記録し、後から確認できる環境を構築する必要があります。

導入するハードルが下がっている

近年では、入退室管理を行なうためのサービスが数多く登場しています。
既存の扉に取り付けるだけで入退室管理を始められるものもあるため、手軽に入退室管理を始めることができる環境と言えるでしょう。
許容しやすいコストと運用工数で利用できるので、そのような入退室管理システムを活用する企業が増えていると考えられます。

このように、現代では組織の規模に関わらず入退室管理システムの利用が一般的と言えるまで浸透しています。

入退室管理システムの種類

前述のように、入退室履歴を簡易的に記録する方法もありますが、入退室管理システムの活用により一層厳密な管理が可能となります。
入退室管理システムには、下記の種類が代表的です。

認証方式

1．ICカード
扉の前にカードリーダーを設置し、社員証や交通機関などのICカードをかざして解錠を行なう方式です。
ICカードは磁気カードと比較して高度なセキュリティ対策が施されており、偽装や複製のリスクが極めて少ないと言えます。
システム上でカードと持ち主を紐付けることで、どの人物がいつ入退室を行なったのかを特定することが可能です。
カード自体の管理は各従業員に任せることになるため、紛失や盗難、不正な貸し借りをどのように防ぐのかが課題となります。

2．スマートフォン
スマートロック端末を扉に取り付け、インストールした専用アプリやスマートフォン自体を端末にかざして解錠を行なう方式です。
従業員の私物デバイスや企業からの貸与端末を利用できるため、新たに認証用カードなどの発行が不要です。
多くのスマートロック製品は既存のサムターン（鍵を開け閉めするつまみ）にそのまま取り付けることが可能なため、手軽に導入できる点もメリットと言えます。
スマートフォンのバッテリー切れや、室内に置き忘れてしまった際に閉め出されてしまうリスクに注意する必要があります。

3．暗証番号
扉に設置した入力装置にて暗証番号を入力することで解錠を行なう方式です。
暗証番号を共有すれば他のシステム操作が不要な点や、物理的なカードやスマートフォンを必要としない手軽さがメリットと言えます。
しかし、暗証番号流出により第三者の侵入を許してしまう、入退室した人物が誰なのかを特定することができないなど、現代で求められるセキュリティの観点からは懸念事項が多いと考えられます。

4．指紋認証
指紋リーダーに指をあて、指紋認証により解錠する方式です。
カードやデバイスが不要であり、その人物特有の生体情報を利用するため利便性とセキュリティが両立された方式と言えます。
指紋リーダーが一度に認証できる人物は1人のため、出退勤時刻などのタイミングでは混雑してしまう懸念があります。
また、不特定多数の人物が指紋リーダーに触れるため、衛生面に不安を覚える方もいるのではないでしょうか。

5．顔認証
顔認証カメラで入退室する人物の顔を認証し、鍵の解錠を行なう方式です。
デバイスを必要としない他、完全な非接触を実現しておりサービスによっては多人数を同時に認証することも可能です。
そのため、入退室管理を行なう方式としては極めて有効であると言えるのではないでしょうか。
顔情報により認証している人物を特定することが可能であるため、従業員だけではなく外部からの来客対応に利用することも可能です。
温度検知機能を搭載した顔認証カメラを利用すれば、従業員の体温を定期的にチェックすることで簡易的な体調管理システムとしても機能します。

サービス形態

多くの入退室管理システムは、「クラウド型」と「オンプレミス型」に大別することができます。

1．クラウド型
サービス提供事業者にてクラウド上にシステム稼働環境を構築し、システムの機能をユーザーへ提供する方式です。
サーバーやネットワーク機器の調達や構築が不要であるためイニシャルコストを抑えやすく、不要となればサービスの利用を中止するなど柔軟な活用が見込めます。
企業独自のセキュリティ要件やサーバー運用が存在する場合はマッチしないケースも考えられますが、多くの企業で利用しやすい形態と言えます。

2．オンプレミス型
入退室管理システムの動作環境を利用者側で構築し、システムを稼働させる方式です。
システムの基盤から自由な運用が可能であり、自社システムとの連携や独自のセキュリティ対策を施すなどの要件がある場合でも対応することが可能です。
ただし、イニシャルコストや運用管理工数が高額になるケースが多いと言えます。

様々な認証方式が存在していますが、顔認証システムは効率やセキュリティ、応用性において優位なシステムと考えられます。
サービスの提供形態と認証方式の組み合わせで、自社にマッチしたサービスを選定すると良いでしょう。

顔認証システムによる入退室管理のメリット

顔認証システムであれば、厳格な入退室管理をスムーズに行なうことが可能です。

複数人の同時認証

顔認証カメラによって複数人を同時に認証する機能を備えたサービスも存在しています。
オフィスの入退室は時間帯によって混雑することがあり、1人数秒の認証時間であっても多くの人数が並べば待ち時間が発生します。
複数人を同時に認証することで待ち時間を削減し、ストレスフリーかつ厳格な入退室を実現することが可能です。