多くの機密情報を保持している企業では、物理的な情報資産や機器を適切に守らなければなりません。
そのためには、重要な資産は特定の区画に保管し、許可された人物以外が立ち入ることを制限する対策が有効です。
従業員全員が全ての資産に触れられるということは、情報漏洩や内部不正を起こそうと思えば起こせる状況であるためです。
適切な入退室管理を実施することで、従業員が不便なく業務を遂行しながら資産を安全に守ることが可能となります。
この記事では、入退室管理の基礎知識や実施するメリット・デメリットを解説します。
入退室管理とは
オフィスやサーバールームなど、特定の区画への出入りを管理することを入退室管理と呼びます。
簡易な入退室管理であれば、扉の前に名前や時間を記入するシートを配置する方法、担当者が管理する鍵を必要に応じて貸し出すといった運用が一般的です。
外部の第三者が不正に入室してしまうことを防ぐことはもちろん、近年では内部の人間による不正行為を防止し、万が一インシデントが発生した際に過去の入退室状況を見直せることも入退室管理に求められます。
正規従業員であれ、重要な機密情報を保管している特定区画やサーバー室など、業務上必要のない場所への立ち入りを制限することは、セキュリティの観点で大切なポイントと言えるでしょう。
適切な入退室管理を行うことで、物理的なセキュリティレベルの向上を見込むことができます。
入退室管理を行う方式
入退室を管理する方式として、大きく分けて「手動による管理」と「入退室管理システム」があります。
手動による管理
扉付近に入退室管理用のシートを配置し、入退室時にシートに指名や日時を記録する方式です。
コストが掛からず、ルールを周知すれば誰でも理解できる手軽さが魅力です。
しかし、不正の防止や記入内容の信頼性について過信はできません。
ルールを軽視した従業員や書き忘れてしまった場合など、全ての入退室の記録が保証されないためです。
また、手書きの入退室履歴は分析や長期的な蓄積が行えないため、利便性の観点では後述する入退室管理システムに劣る点が見られます。
入退室管理システム
扉の解錠を行なう認証や履歴の保存を行なうシステムを利用する方法です。
認証を行なわなければ入退室ができない環境を実現することができます。
様々な認証方式が存在しており、ICカードやスマートフォン等のモノを利用した方式、顔情報や指紋情報を用いた生体認証が代表的です。
生体認証は鍵となるモノの紛失や盗難が起こらず偽装も困難であることから、利便性とセキュリティを両立させたシステムであると言えるでしょう。
コストや入退室管理を行なうべき区画の量にもよりますが、確実な管理を行なうのであれば入退室管理システムの活用が有効です。
入退室管理システムを活用するメリット・デメリット
入退室を行なうことは、防犯やセキュリティの観点から非常に重要です。
ここでは、メリット・デメリットをそれぞれ整理して紹介します。
メリット
・防犯
企業の入退室管理では鍵をかけておけば良いというものではなく、多数の従業員が必要な時に出入り可能であることが求められ、その上で不正侵入を防ぐ必要があります。
施錠された区画毎の鍵を複製し、必要な従業員へ貸与するといった運用は現実的に難しいため、なんらかの方法で許可された人物のみが必要な区画へ出入りできる仕組みが必要です。
入退室管理システムであれば、システム上で各従業員の権限を管理することで人事異動や入社・退職などに対応することが可能です。
一時的な外部要員や業者の出入りにも柔軟に対応できる点も魅力です。
・セキュリティインシデントの防止、追跡
情報の不正持出し等、内部不正は現代のビジネスにおいて大きな脅威のひとつです。
内部不正が発覚した場合、企業は当時の状況を追跡して事実確認を行ない、適切な再発防止策を講じます。
そのためには、過去の入退室状況を確認することができる環境を構築する必要があります。
多くの入退室管理システムは長期的に入退室情報を保存し、管理者が確認しやすい形で入退室情報を表示することが可能です。
これにより万が一のインシデント発生時に適切な対応を取ることができます。
また、管理を行なっているという環境自体が不正行為を抑止する効果も見込めるのではないでしょうか。
・勤怠管理
オフィスに出勤する業務形態であれば、入退室管理システムにより出退勤の管理を行なうことができます。
勤怠表として出退勤時刻を入力している場合は、オフィスへの入室時刻と退室時刻を勤怠表と紐付けることで、より正確な勤怠管理を行えるのではないでしょうか。
申請が必要な残業や休日出勤についても、入退室管理システムにより無断で行なわれる状況を防ぐことに繋がります。
デメリット
・導入コスト
多くの入退室管理システムは有償の製品であり、サービス利用コストが発生します。
入退室に関してなにも管理を行なっていない状況からであれば、コストは増加すると考えて良いでしょう。
鍵を管理する担当者や警備員による管理を行なっているのであれば、入退室管理システムの導入により既存の管理コストが削減され、トータルとしてコスト削減を見込むことが可能です。
・管理担当者が必要
入退室管理システムの運用管理を行なう担当者が必要です。
一般的なITリテラシーやシステム自体の習熟が求められるため、そのためのコストは必要となります。
このように、入退室管理を行なうこと自体は多くのメリットがあります。
デメリットに記載した内容をどのように捉え、どこまで許容するのかが入退室管理の実施に向けて解決するべき課題と言えるのではないでしょうか。
顔認証を活用した入退室管理のメリット
顔認証システムによる入退室管理では、前述のメリットに加えて顔認証ならではの強みがあります。
混雑の緩和
一般的な入退室管理システムでは、専用デバイスにより一人ずつ認証し、権限をチェックします。
認証を行なうという目的自体はこれでも達成できますが、出退勤時刻や複数名の認証が必要なシーンでは待ち時間が発生してしまうことが課題です。
ウォークスルー型の顔認証システムであれば、複数人を同時に認証することで立ち止まることなく入退室を行なうことが可能です。
無駄な待ち時間を削減するだけではなく、入退室する人物をそれぞれ認証するため共連れのような不正を防ぐことにも繋がります。
非接触
デバイスや指によるタッチが不要であるため、認証時の接触を完全に無くすことが可能です。
新型コロナウイルスやインフルエンザの感染防止対策に繋がるほか、不特定多数の人物が触れるデバイスの衛生面が気になる方もストレスなく利用することができます。
受付業務の自動化
顔認証は顔情報を登録している人物であれば従業員でなくても認識することができます。
そのため、「取引先のAさんが顔認証を行なったことを顔認証システムにより検知し、担当者であるBさんへ通知を送る」といったことが可能となります。
未登録の人物の場合は社内の受付担当者が対応するなど、柔軟に運用することで業務効率化や人件費の削減に繋がるのではないでしょうか。
顔認証による入退室管理は、十分なセキュリティレベルを担保した上で業務効率化を実現することができます。
顔認証を活用した入退室管理の事例
株式会社レアジョブ
株式会社レアジョブでは、もともとICカードでによる入退室システムを導入していました。しかし、システムの保守期間の終了と共にリプレイスを考えはじめました。
引き続き、ICカードの入退室システムを利用することも検討しましたが、ICカードの紛失事故があったためセキュリティリスクを低減させたかったことが顔認証による入退室管理を導入したきっかけでした。
東京建物株式会社
東京建物では本社ビルの移転にともない顔認証システムを導入。AI型の顔認証ソリューションを入館ゲートや各部屋の入口に設置することで、その後の新型コロナウイルスの感染拡大対策にも素早く対応できたといいます。
ICカードは、一見安全なようでいて、紛失や盗難のリスクがあります。またカードの貸し借りによるなりすましも生じます。社員が持参を忘れた時には、入室ができない。社員へのカードの発行や管理をおこなうスタッフの業務も重くなりますが、それらの削減も見込んでいます
入退室管理の見直し検討を
入退室管理によりセキュリティを向上させ、企業の情報や機器を守ることはビジネスを継続する上で非常に重要な要素です。
入退室管理を実施するためにはコストも必要ですが、万が一の重大事故を防ぐためには何らかの対策を講じる必要があります。
自社が求めるセキュリティや利便性を考慮し、マッチした入退室管理を行うことは無駄なコストではなく安全にビジネスを展開するための土台への投資と捉えることもできるのではないでしょうか。
顔認証システムであればセキュリティの向上だけではなく、業務効率化や感染予防など、様々な恩恵を受けることを期待できます。
