情報の価値が高まっている現代では、厳重な情報管理が求められる一方で、効率的な情報へのアクセスも重要視されています。
デジタルデータの保護はサイバーセキュリティの重要性が幅広く認知され、関連するセキュリティ製品も多く登場しています。物理的なオフィスのセキュリティはいかがでしょうか。
現代では様々なデータが電子化されていますが、だからといってオフィスにおける物理的なセキュリティの重要性が減少しているわけではありません。
この記事では、オフィスにおけるセキュリティの重要性と考え方、対策について解説します。
オフィスのセキュリティで防止するリスクとは
オフィスにおけるセキュリティリスクは、大きく「外部リスク」と「内部リスク」に分けられます。
外部リスク
第三者の侵入を防ぎ、オフィス内の情報や物理的な資産を守るための対策です。
組織と無関係な第三者はオフィス自体への侵入を防ぐ必要がありますが、来客者であればエントランスや会議室への入室を行なう場合もあるでしょう。
従業員が注意するだけではなく、仕組みとして第三者が勝手な行動をとれない環境を構築することがオフィスの安全を守る有効なアプローチと考えられます。
内部リスク
従業員など、オフィス内に在籍する人物が不正に資産を持ち出すことを防ぐ対策です。
一般的に、機密情報を外部へ持ち出すことは望ましくない状況であり、どうしても必要な場合は上長の承認や持ち出す情報の内容、行き先や返却日など厳密に管理する必要があります。
しかし、誰でも機密情報へアクセスでき、持ち出すことができる環境であれば多忙や緊急性を理由に持出しが起こってしまう恐れもあるでしょう。
また、組織への不満や金銭的な目的で、悪意を持って従業員が機密情報を持ち出す事件も発生しています。
そのため、従業員であっても情報へのアクセスを管理する必要があります。
これらのリスクを防止するためには、どのような対策が考えられるでしょうか。
オフィスのセキュリティを高めるために重要な要素とは
様々な状況が想定されるオフィスでは、多角的な視点で対策を施すことが効果的です。
従業員のセキュリティ教育
従業員に対し、機密情報の取り扱いや組織が保有している情報資産の重要性、不正行為がどれほど深刻な問題になるのかといった教育を行ないます。
内部の人間による情報漏洩は、悪意を持ったものだけではなく知識不足によるケアレスミスや不正事態に気がつかないなど様々な原因があります。
そのため、組織として明確なセキュリティの考え方を従業員に伝えることが重要です。
ゾーニング
オフィスには執務室やサーバー室、会議室など様々な区画が存在します。
区画によってセキュリティリスクは異なるため、オフィスのゾーンを設定して保管する機密情報や資産を検討することが有効です。
一般的なゾーニングの例を以下に示します。
来客ゾーン
受付や解放された打ち合わせスペースが該当します。
来客者の応対などを行なうゾーンです。
機密情報は配置せず、組織が公表しているパンフレットなどが配置されます。
不特定多数の人物が出入りするため、機密情報を口にしない、パソコンやスマホの画面に機密情報を表示しないなど、第三者へ情報を漏らさない対策が考えられます。
内部ゾーン
執務室や会議室が該当します。
基本的に従業員が利用するスペースです。
外部の人間が入室する場合は、受付を済ませて従業員の許可が必要です。
機密情報を含む日常業務で使用する情報が配置されているため、来客者の目に入ることが望ましくない情報には注意する必要があります。
資料を出したままにせず、不要な情報を第三者に見られない対策が考えられます。
社内が整理整頓されていないことは、取引先のイメージ悪化に繋がる恐れもあるためクリアデスクを徹底しましょう。
機密ゾーン
サーバー室や資料の保管室が該当します。
重要な機密情報が配置されるゾーンであり、従業員であっても特定の人物しか入室できないよう厳格な管理が必要な区画です。
扉の施錠や入退室管理を徹底し、機密情報を守る必要があります。
入退室管理
前述のゾーニングで紹介したとおり、オフィスの各区画は利用者や配置される情報によって区別することができます。
各ゾーンに施錠を行い、必要な度に物理的な鍵を使うといった運用は著しく業務効率を悪化させるため、現実的には難しいと言えるでしょう。
そのため、どの区画にいつ、誰が入室したのかを把握・管理するためには入退室管理システムの利用が考えられます。
入退室管理システムを各ゾーンに設置し、従業員や来客者への権限を設定することで、過不足の無い入室制限が可能です。
これにより、施錠されている扉で区画を守り、入退室が必要な人物が手を煩わせることなく入室することができます。
顔認証システムによる入退室管理
入退室管理システムは多くの種類が存在しますが、顔認証システムにより安全性や効率化を実現することができます。
安全性の向上
入退室を行なう際は何らかの方法で本人を認証する必要があります。
暗証番号の入力やICカード、指紋認証などがありますが、顔認証でも入退室時の認証が可能です。
顔認証システムは物理的なモノやパスワードを必要としないため、紛失や漏えいのリスクを無くすことが可能です。
効率化
入退室時の認証を行なう際、多くのケースでは認証のために足を止めて認証操作を行なう必要があります。
顔認証システムであればカメラに顔を向けるだけで認証が完了するほか、ウォークスルー対応であれば立ち止まることなく認証を行えます。
また、複数人を同時に認証することも可能なため出退勤の時間帯など混雑するタイミングでもスムーズな入退室を実現できます。
株式会社レアジョブの事例
株式会社レアジョブでは、セキュリティリスクの低減を目的とし、入退室管理をICカードから顔認証に変更しました。認証までのスピードも速く、ICカード忘れも発生しないため、利用する従業員と管理者の双方にメリットをもたらしています。
オフィスのセキュリティを高めよう
オフィスのセキュリティは「これだけをやっておけばよい」というものではなく、オフィス環境や業務内容、保持している情報など、様々な観点で検討する必要があります。
オフィスセキュリティを高める根本的な目的は、組織の情報を守り、安全なビジネスの継続を実現することです。
組織が目指す形を明確にし、コストやビジネス環境のバランスを考慮してオフィスセキュリティを構築しましょう。
