組織の勤怠管理において、打刻漏れや不正打刻などの課題は多くの企業が抱えているのではないでしょうか。かねてより一般的に利用されるタイムカードですが、コンプライアンスや業務効率の面では課題も存在します。
近年では、顔認証システムを活用した勤怠管理を導入する企業が増加傾向にあります。
顔認証システムは、従業員が顔をカメラで撮影することによって勤怠データの信憑性を高めることができ、管理の自動化にも繋げることができます。
また、リアルタイムで勤怠データを集計できるため、残業時間や勤務時間などのデータも正確に把握することが可能です。
この記事では、従来の勤怠管理の課題や、顔認証システム導入のメリットを紹介します。
タイムカードによる勤怠管理の課題
かねてより一般的に利用されるタイムカードですが、コンプライアンスや業務効率の面では課題も存在します。
打刻漏れや不正打刻
打刻漏れは、従業員が出退勤打刻を忘れてしまった場合や、手打ちのタイムカードによる読み取り不良によって起こります。
打刻漏れによって、実際に勤務していた時間が正確に把握できず、修正の手間が掛かってしまうシーンもあるでしょう。
不正打刻は、出勤していないのに出勤打刻をするなどの不正行為が挙げられます。
不正打刻によって、実際に勤務していなかった時間が計算に含まれてしまうため、給与計算の不正やタイムカード管理の信頼性が損なわれることがあります。
打刻や管理の手間
タイムカードによる勤怠管理では、従業員が出退勤の打刻を手動で行い、管理者が手作業で集計を行います。
このため、手動での打刻や管理作業には手間や時間が掛かりやすいと言えるでしょう。
出退勤の定時時刻ではタイムカードの前に行列ができてしまい、待ち時間が発生することもあります。また、タイムカードを使用する場合、カードの紛失や破損によって勤怠情報が失われるリスクも無視できません。
タイムカードによる管理は、計算間違いを誘発しやすい環境とも考えられるため、効率的な管理業務とはいえないのではないでしょうか。
勤怠情報の信憑性
前述の打刻漏れや不正、管理業務の課題から、タイムカードによる勤怠情報には正確性が欠けてしまう恐れがあります。
正確な勤怠情報を記録するために人間が介在する要素が多く、丁寧な業務を心がけていても、完全にミスをなくすことは難しいでしょう。
勤怠情報は組織の労務管理において重要な基本情報であるため、その信憑性が損なわれることで適切な労働環境の整備や給与計算にも影響を及ぼす可能性があります。
勤怠管理は、それ自体に手間がかからず、かつ正確な情報が記録されることが重要と言えるのではないでしょうか。
顔認証システムによる勤怠管理とは
顔認証システムは、最近注目されている勤怠管理システムの一つです。
従業員の顔をカメラで撮影することによって、出退勤などの勤怠データを管理することができます。
ここでは、顔認証システムによる勤怠管理のメリットを解説します。
不正打刻の防止
打刻時に人物の顔をカメラで認証する仕組みであるため、不正打刻を防止することができます。別の従業員が代理で打刻してしまうようなケースも防ぐことが可能です。
また、顔認証による打刻と入退室管理を組み合わせることで、打刻忘れの防止にも繋がります。
顔認証を行なわなければオフィスへ入れない環境を整備することで、システム的に打刻忘れが発生しない環境とすることができます。
勤怠管理作業の効率化
出退勤の打刻や打刻情報の管理を手動で行なう必要が無くなり、勤怠管理作業が効率化されます。
また、打刻修正が必要となるシーンも削減されるため、部門長などの管理者の負担も軽減されると考えられるのではないでしょうか。
そのほか、打刻情報は紙面ではなくデータとして登録されるため、集計や計算を自動化し、ミスのない管理を実現することにも繋がります。
記録の正確性向上
半自動的に出退勤時刻が正確に記録されるため、打刻データの信憑性が向上します。
これにより、給与計算や労働時間に関する管理業務においても、正確性が保たれると考えられます。
また、勤怠データをリアルタイムで集計することができるため、管理者が随時データの確認ができるようになります。
正確な勤務時間や残業時間をいつでも確認できるため、労働環境の改善や適切な賃金の支払いなど、効率的な労務管理が可能です。
顔認証システムは、従業員の勤怠管理や労働環境の改善に大きな効果を発揮することを期待できます。
顔認証システムによる勤怠管理の注意点
顔認証システムによる勤怠管理には多くのメリットがありますが、注意点も存在します。
プライバシーへの配慮
顔認証システムを導入することで、従業員のプライバシーに関する問題が生じる可能性があります。認証を行なうための顔データや、それに紐付く各種情報は個人情報に該当し、厳重な管理が必要です。
顔認証システムの利用に関して従業員からの同意を得ることや、データの保存環境、撮影した顔の取り扱いなど、プライバシー保護に配慮した導入が求められます。
システムトラブルへの対応
事業者から提供される顔認証による勤怠管理システムは、多くのケースで簡単に利用を開始することができます。
しかし、システムとして動作するための環境構成やプログラムを理解するためには高度な知識が必要となります。
そのため、システムトラブルに対処するためには、専門的な知識を持つ人物による対応が求められるでしょう。従業員による対応が難しい場合は、システムサポートを提供しているメーカーのサービスを利用することも有効な選択肢です。
認証精度を保つ
顔認証では、カメラで撮影された顔情報と、事前に登録された顔情報を比較することで、本人確認を行ないます。
近年ではサングラスやマスクを着用していても認証可能なサービスが多いですが、認証する環境によっては精度が落ちてしまうこともあります。
強い光に晒される場所や認証する時の顔の角度は、代表的な認証精度が低下する原因です。
効率的な顔認証システムの活用をするために、認証場所の工夫や認証しやすいコツを従業員に周知すると良いでしょう。
利便性の高い顔認証システムですが、安全に活用するためには適切な運用が求められます。
自組織の環境にあわせ、取り扱い方法を検討しましょう。
顔認証による勤怠管理で組織内の改善に繋げよう
従業員の労務管理において、勤怠データを正確に収集することは重要な要素です。
間違いや不正がないことを前提とできる顔認証であれば、労働環境を改善するための基本データとしても活用することができます。
顔認証システムを導入することで正確な勤怠管理や効率化を実現できますが、適切な運用を行える環境を整えることも重要です。
特にプライバシーに関するトラブルは、時に紛争へと発展してしまう恐れもあります。
従業員の理解を得ながら、丁寧に導入を進めることを心がけましょう。
